Terug

De syndicus in het digitale tijdperk

04/05/2021

Door de coronacrisis moest iedereen zich aanpassen aan een nieuwe levenswijze. Zowel op persoonlijk als op professioneel vlak heeft iedereen zich, al dan niet vlot, aangepast aan de nieuwe virtuelere wereld. We spreken zelden of nooit meer af met onze vrienden en vergaderzalen hebben plaatsgemaakt voor vergaderingen via bijvoorbeeld Zoom of Google Meet.
Hoe wordt het beheer van de syndicus in deze nieuwe wereld georganiseerd. OP licht de situatie toe.

Het dagelijks beheer

Tijdens de crisis kon het beheer van een gedeeld woongebouw onmogelijk worden opgeschort.
Voor het administratieve gedeelte werd telewerk al snel de norm, zoals in vele andere sectoren. De dringendste taken werden natuurlijk wel uitgevoerd.

De algemene vergaderingen in het digitale tijdperk

De algemene vergadering (AV) is per definitie een bijeenkomst voor de mede-eigenaars en de syndicus.
In een tijd waarin fysieke vergaderingen verboden zijn, moesten we echter oplossingen zoeken.

Volgens de recentste richtlijnen van de regering kunnen de fysieke algemene vergaderingen (AV) tot 30 juni met een jaar worden uitgesteld. Opgelet: dat uitstel gebeurt niet systematisch. Die beslissing is aan de syndicus. De syndicus kan op basis van twee elementen besluiten om de vergadering toch te organiseren:

  1. minstens 1/5 van de mede-eigenaars eist dat de AV wordt georganiseerd; 
  2. er moet dringend een beslissing worden genomen;

Daarom biedt de wet van 20 december 2020 een oplossing die steeds gebruikelijker wordt: de digitale algemene vergadering.
Sinds de invoering van die wet is het dus mogelijk om een digitale AV te organiseren. Dat moet echter wel verplicht worden vermeld op de bijeenroeping.

Als er een digitale AV georganiseerd wordt, zal de syndicus enkele punten moeten respecteren opdat de vergadering in de beste omstandigheden verloopt. De syndicus zal er bijvoorbeeld voor moeten zorgen dat die werkwijze niemand benadeelt en dat alle mede-eigenaars kunnen deelnemen aan de digitale AV. Daarnaast zal hij de identiteit van de aanwezigen en het bewijs van de uitgebrachte stemmen moeten controleren. Hij kan de vergadering opnemen indien hij de deelnemers daarvan op de hoogte brengt.

Bovendien vergemakkelijken die speciale maatregelen ook schriftelijke vergaderingen, zodat de dringendste beslissingen niet te lang worden uitgesteld.
Daarom worden de minimale unanimiteitsvoorwaarden versoepeld. Een schriftelijk besluit kan dus alleen worden goedgekeurd als minstens de helft van de leden van de vereniging aan de stemming deelneemt en zij de helft van de aandelen in de gemeenschappelijke delen vertegenwoordigen. De stembiljetten moeten binnen maximaal drie weken per post of elektronisch aan de syndicus worden teruggestuurd. Die termijn kan tot een week worden beperkt als de beslissing dringend moet worden genomen. De antwoordtermijnen worden op de bijeenroeping vermeld.

De mandaten worden uitgesteld

Als het mandaat van de syndicus tijdens die periode zou verstrijken, wordt dat automatisch uitgesteld.

Wanneer keren we terug naar de normale situatie?

Helaas kan niemand de toekomst voorspelle. We zullen zeker geleidelijk terugkeren naar de normale situatie en blijven de gezondheidsmaatregelen opvolgen. Misschien zullen sommige algemene vergaderingen zelfs hybride verlopen.
In elk geval zal men de social distancing moeten respecteren in de zalen waar de toekomstige algemene vergaderingen worden georganiseerd, zullen de mede-eigenaars alleen moeten komen, zullen ze een mondmasker moeten dragen en hun eigen pen moeten meenemen om te tekenen enz.

OP begeleidt u, zelfs virtueel

OP werkt al 145 jaar samen met mede-eigenaars voor het beheer van de syndicusdiensten. In die periode wist OP zich telkens aan te passen aan de veranderingen die nieuwe technologieën en een andere levensstijl met zich meebrachten. Het is dus vanzelfsprekend dat OP zich ook vandaag weer kan aanpassen aan de beperkingen die met de coronacrisis gepaard gaan. 
Als u meer over onze diensten wilt weten, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen vis het inlichtingenformulier.