Terug

Hoe werkt de algemene vergadering?

07/09/2020

De algemene vergadering is dé jaarlijkse afspraak met alle mede-eigenaars. Tijdens deze vergadering komen alle mede-eigenaars samen en nemen ze beslissingen in het belang van de goede werking van de mede-eigendom.

In dit artikel legt het Office des Propriétaires (OP) het verloop van een algemene vergadering uit.

Het parlement van de mede-eigendom

De algemene vergadering (AV) brengt alle mede-eigenaars van een gebouw samen, met uitzondering van huurders of personen die geen eigendom hebben in het gebouw. De AV is het ‘parlement’ van de mede-eigendom. Tijdens deze jaarlijkse vergadering worden immers beslissingen genomen en goedgekeurd aan de hand van stemrondes. Die beslissingen moeten wel steeds conform de statuten en de wet zijn, op straffe van beroep bij de vrederechter voor nietigverklaring.

Voorbereiding en oproeping

De syndicus van het gebouw is belast met de voorbereiding van de AV, die minstens 1 keer per jaar moet plaatsvinden.

De syndicus mag echter de algemene vergadering telkens oproepen wanneer hij dat nodig acht en wanneer er een beslissing in het belang van de mede-eigendom moet worden genomen. Bovendien moet hij, zodra een of meerdere mede-eigenaars hem daarover een vraag stellen, een AV oproepen binnen een termijn van 30 dagen, op voorwaarde dat de mede-eigenaars (samen) ten minste 20% van de aandelen uitmaken.

Wat staat er in de oproeping voor de algemene vergadering:

Een oproeping moet worden gestuurd via een aangetekend schrijven, binnen twee weken voor de datum van de algemene vergadering. Er bestaat echter een uitzondering. Een mede-eigenaar kan immers schriftelijk en uitdrukkelijk aanvaarden om te worden opgeroepen via een ander communicatiemiddel (bv. e-mail).

De oproep bevat de volgende elementen:

  • plaats, datum en uur van de bijeenkomst;
  • de agenda: de lijst met punten die zullen worden besproken tijdens de vergadering;
  • de modaliteiten voor het raadplegen van de documenten met betrekking tot de te bespreken onderwerpen.

Wat als u niet aanwezig kunt zijn op de AV?

Geen paniek. U kunt zich laten vertegenwoordigen door een volmachthouder (dit hoeft geen mede-eigenaar te zijn).

Hiertoe moet de mede-eigenaar zijn volmachthouder een schriftelijke volmacht bezorgen. Meestal zit er een voorbeeld van een volmacht bij de oproeping voor de algemene vergadering.

Verloop van een algemene vergadering

Het begin van de vergadering

Eerst en vooral wordt een aanwezigheidslijst met de namen van alle mede-eigenaars en hun respectieve aandelen ondertekend door de aanwezige mede-eigenaars en de eventuele volmachthouders van afwezige mede-eigenaars. Dankzij de aanwezigheidslijst kan er worden nagegaan of de nodige meerderheden aanwezig zijn om de algemene vergadering te starten.

Vervolgens wordt er aan het begin van de algemene vergadering een voorzitter aangeduid. Dit moet een mede-eigenaar zijn. De syndicus vervult de rol van secretaris, tenzij de vergadering anders beslist.

De rol van de voorzitter bestaat erin de debatten te leiden, op te roepen tot stemming en ervoor te zorgen dat de agenda wordt gevolgd door discussies die hier eventueel van afwijken te onderbreken.

Het goede verloop van de AV

Opdat een algemene vergadering geldig kan stemmen, moeten twee quorums worden bereikt:

  1. Meer dan de helft van de mede-eigenaars moet aanwezig of vertegenwoordigd zijn, voor zover zij ten minste de helft van de aandelen in de gemeenschappelijke delen bezitten.
  2. Meer dan 75% van de aandelen in de gemeenschappelijke delen moet vertegenwoordigd zijn.

Indien geen van beide quorums wordt bereikt, zal binnen een termijn van twee weken een nieuwe algemene vergadering plaatsvinden die kan beraadslagen ongeacht het aantal aanwezige mede-eigenaars of de vertegenwoordigde aandelen.

En nu: stemmen!

De mede-eigenaars stemmen op basis van hun aandelen in de gemeenschappelijke delen.

Sinds 1 januari 2019 wordt van dit principe afgezien voor lasten die niet voor alle mede-eigenaars gelden. In dat geval hoeven alleen de betalende mede-eigenaars te stemmen.

Als bijvoorbeeld de mede-eigenaar van de begane grond niet deelt in de kosten voor de lift, zal hij ook niet deelnemen aan de stemmingen met betrekking tot die lift. Dat is het principe van ‘de betaler beslist’.

De meerderheden

Er bestaan verschillende meerderheden volgens de besproken punten:

  • 2/3-meerderheid : beslissingen over werkzaamheden in de gemeenschappelijke delen (bv. renovatie van het trappenhuis, de gevel enz.);
  • Meerderheid van 50% + 1 stem : beslissingen over werkzaamheden vereist door de wet (bv. voldoen aan de isolatienormen, brandveiligheid enz.);
  • 4/5-meerderheid : de sloop gevolgd door heropbouw van oude flats, voor zover de sloopwerken noodzakelijk zijn om gezondheids- of veiligheidsredenen, of omdat een renovatie disproportionele kosten met zich zou meebrengen;
  • Unanimiteit : verbouwing van het gebouw.

Notulen

De notulen zijn het schriftelijke verslag van de algemene vergadering. Dat document bevat alle beslissingen die tijdens de vergadering zijn genomen, maar ook de behaalde meerderheden en de namen van de mede-eigenaars die tegen hebben gestemd of zich hebben onthouden. Dat laatste punt is belangrijk omdat, als een beslissing wordt aangevochten, alleen die eigenaars voor de vrederechter kunnen verschijnen.

De notulen worden opgesteld door de syndicus van het gebouw en moeten op het einde van de vergadering worden ondertekend door de voorzitter van de algemene vergadering, de secretaris en alle mede-eigenaars die op dat ogenblik nog aanwezig zijn, of door hun gemachtigden.