Terug

Algemene vergadering en notulen: alles over de wettelijke verplichtingen

31/08/2020

Als eigenaar van een appartement in een gebouw wordt u elk jaar uitgenodigd om de jaarlijkse algemene vergadering (AV) bij te wonen. In dit artikel leggen we alles uit over de algemene vergadering, het verloop ervan en de notulen die worden opgesteld.

De algemene vergadering (AV)

De algemene vergadering (AV) bestaat uit alle mede-eigenaars van het gebouw, met uitzondering van de huurders. De huurders kunnen echter wel schriftelijke opmerkingen formuleren over de gemeenschappelijke delen van het gebouw.

De algemene vergadering moet ten minste eenmaal per jaar worden gehouden tijdens de periode van 15 dagen die door het reglement van mede-eigendom is vastgesteld. Het doel van de vergadering is om verschillende beslissingen met betrekking tot de mede-eigendom te bespreken en nemen.

Volgens de wet (http://www.droitbelge.be/fiches_detail.asp?idcat=9&id=623) moet de syndicus de algemene vergadering bijeenroepen tijdens de periode die in het reglement van mede-eigendom is bepaald. De syndicus kan echter ook een vergadering bijeenroepen wanneer een beslissing in het belang van de mede-eigendom moet worden genomen.

Bijeenroeping van de algemene vergadering

De syndicus moet de oproeping uiterlijk vijftien dagen vóór de datum van de algemene vergadering per aangetekende brief verzenden. De geadresseerden kunnen de oproeping echter ook via een ander communicatiemiddel, zoals bijvoorbeeld e-mail, ontvangen.

Wat staat er in de oproeping?

De oproeping vermeldt de plaats, de dag en het tijdstip waarop de vergadering zal plaatsvinden, maar ook de agenda met de lijst van te bespreken punten en de mogelijkheid om de documenten met betrekking tot die punten te raadplegen.

Agenda

De agenda moet de volgende gegevens bevatten:

  1. de punten die aan de algemene vergadering zullen worden voorgelegd;
  2. het evaluatierapport voor de overeenkomsten voor geregeld verrichte leveringen dat aan de algemene vergadering moet worden voorgelegd
  3. een punt over de goedkeuring van de begrotingsraming voor de lopende uitgaven en de te verwachten buitengewone kosten
  4. de punten die door een of meerdere mede-eigenaars worden ingediend om op de agenda van de algemene vergadering te worden geplaatst. Die punten moeten ten minste drie weken vóór de periode waarin de algemene vergadering plaatsvindt bij de syndicus worden ingediend.

Verloop van een algemene vergadering

Aan het begin van de algemene vergadering moet meer dan de helft van de mede-eigenaars aanwezig of vertegenwoordigd zijn, voor zover zij ten minste de helft van de aandelen in de gemeenschappelijke delen bezitten (link url). Een andere mogelijkheid is dat meer dan 75% van de aandelen in de gemeenschappelijke delen vertegenwoordigd is. Het is dus de aanwezigheid aan het begin van de vergadering die het quorum bepaalt[1].

Indien geen van beide quorums wordt bereikt, komt binnen een termijn van vijftien dagen een nieuwe algemene vergadering bijeen die kan beraadslagen ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde mede-eigenaars of de vertegenwoordigde aandelen.

Bij elke vergadering wordt een voorzitter gekozen. De voorzitter moet een mede-eigenaar zijn. De rol van de voorzitter bestaat erin de debatten te leiden, op te roepen tot stemmingen en ervoor te zorgen dat de agenda wordt gevolgd, door discussies die er eventueel van afwijken te onderbreken. Idealiter wordt de voorzitter bijgestaan door twee bijzitters, die toezicht houden op het verloop van de vergadering en de stemmen tellen. Daarnaast vervult de syndicus de rol van secretaris, tenzij de vergadering anders beslist.

Stemmen op een algemene vergadering

De mede-eigenaars moeten stemmen om een beslissing te kunnen nemen. Elke mede-eigenaar beschikt over een aantal stemmen dat overeenstemt met zijn aandeel in de gemeenschappelijke delen.

De meerderheden zijn verschillend naargelang van de onderwerpen op de agenda en het belang van de beslissingen. Een overzicht:

  • absolute meerderheid (50% + 1 stem): gewone beslissingen;
  • drievierdemeerderheid (75%): structurelere beslissingen zoals werken in gemeenschappelijke delen waarover de syndicus niet kan beslissen of de oprichting en samenstelling van een raad van mede-eigendom;
  • 80%-meerderheid: heropbouw van het gebouw of herstel van een ernstig beschadigd deel. Voor de wijziging van de statuten over de gemeenschappelijke kenmerken van de delen of de wijziging van de verdeling van de lasten van de mede-eigendom is een meerderheid van 80% vereist;
  • unanieme stemming : heropbouw van een volledig vernield gebouw of wijziging van de aandelen van de mede-eigendom.

Het nemen van beslissingen buiten de algemene vergadering is toegestaan, op voorwaarde dat de beslissing unaniem wordt genomen en schriftelijk wordt gevalideerd voordat ze door de syndicus in de notulen wordt opgenomen.

De notulen

De notulen zijn het schriftelijke verslag van de algemene vergadering. Dit document bevat alle beslissingendie tijdens de vergadering zijn genomen, maar ook de behaalde meerderheden en de namen van de mede-eigenaars die tegen hebben gestemd of zich van stemming hebben onthouden. Dat laatste punt is belangrijk omdat, als een beslissing wordt aangevochten, alleen die eigenaars voor de vrederechter kunnen verschijnen.

De notulen worden opgesteld door de syndicus van het gebouw en moeten op het einde van de vergadering worden ondertekend door de voorzitter van de algemene vergadering, de secretaris en alle mede-eigenaars die op dat ogenblik nog aanwezig zijn of door hun gevolmachtigden.

Het gaat om de notulen van de beslissingen en de syndicus is dus niet verplicht om de details van de besprekingen tijdens de algemene vergadering te vermelden.

De syndicus moet de beslissingen binnen de 30 dagen na de algemene vergadering optekenen in het register dat zich op de zetel van de vereniging van mede-eigenaars (VME) bevindt. Bovendien moet de syndicus binnen die termijn van 30 dagen een kopie van de genomen beslissingen bezorgen aan alle mede-eigenaars. Als een mede-eigenaar geen kopie van de notulen heeft ontvangen, moet hij de syndicus schriftelijk op de hoogte brengen om een kopie te vragen.

 


[1] Minimaal aantal aanwezige leden opdat de vergadering rechtsgeldig kan beraadslagen.