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Éviter les agressions verbales et physiques durant l'Assemblée Générale

11/10/2021

Lors de l’Assemblée Générale (AG), le syndic n’est pas à l’abri d’une agression verbale, voire physique de la part de ses interlocuteurs. En effet, pendant une AG, il se fait souvent sentir des tensions entre les interlocuteurs et envers le syndic.

Le rôle du syndic est alors de prévenir et limiter ces tensions Il doit agir comme modérateur. Pour cela, il existe différentes astuces que nous allons vous dévoiler maintenant.


Le rôle de communicateur du syndic

Tout d’abord, il faut tenir compte du fait que les copropriétaires présents lors de l’AG attendent du syndic qu’il leur communique des informations importantes.

Cette communication passe non seulement par le langage verbal, mais aussi par le non-verbal.

Afin de limiter l’incompréhension et donc la colère de ses interlocuteurs, le syndic doit être un bon locuteur. Le message qu’il veut faire passer doit être clair et compris de tous.

Aussi, il est primordial que celui-ci maîtrise sa communication non-verbale. C’est tout ce qui a trait aux gestes, à l’attitude du syndic et même à ses mimiques. Il faut garder à l’esprit que le corps aussi parle et exprime des émotions. Par exemple, si à travers son expression corporelle le syndic fait sentir à ses interlocuteurs qu’il est tendu, ces derniers peuvent penser qu’il ne maîtrise pas le sujet. Ils peuvent donc montrer de l’hostilité et un manque de confiance envers ses propos .

Dans le même sens, il est important de prendre en compte toutes les personnes présentes lors de l’AG. Le regard est un autre aspect de la communication non-verbale qu’il ne faut pas négliger. Si le syndic s'adresse visuellement toujours aux mêmes personnes, les autres peuvent ne pas se sentir concernées par le message. De ce fait, elles peuvent penser qu’elles n’ont pas été écoutées et ressentir de la frustration.

Toujours dans l’idée de communiquer clairement les informations, le syndic doit bien préparer son intervention lors de l’AG. Si des documents sont relatifs à l’ordre du jour, il doit être en mesure de les présenter aux personnes qui le demandent.

De même, s’il s’agit d’un cas particulier, il est recommandé de faire appel à un spécialiste qui sera en mesure de donner tous les renseignements nécessaires. Tout comme il saura répondre clairement aux questions des copropriétaires.

Le rôle de médiateur du syndic

Lors de l’AG, les copropriétaires vont avoir recours au syndic pour régler leurs conflits de voisinage.
Le syndic doit donc faire preuve d’une écoute active à travers la prise de notes ou des hochements de tête, par exemple. Dans ce cas, il doit laisser son interlocuteur exposer son problème, jusqu'à la fin, sans l’interrompre. Il ne doit pas non plus permettre qu’une autre personne l’interrompe.

Grâce à cette tactique, la frustration ressentie au départ par le copropriétaire peut réduire et il est plus disposé à trouver un terrain d’entente.
Une fois que le copropriétaire a fini d’exposer son problème, le syndic va en résumer les grandes lignes et les points importants. Cela va ainsi lui permettre de poser d’éventuelles questions à son interlocuteur, afin de proposer la meilleure manière de résoudre le conflit.

Afin de limiter les tensions, le syndic doit être capable de toujours garder son sang froid et montrer qu’il est disposé à résoudre le problème.
Il est primordial qu’il soit conscient de qui sont ses interlocuteurs. Plus il sera informé sur les copropriétaires et plus il sera à même de gérer les problèmes qu'ils rencontrent.


Le contrôle des agressions

Si malgré toutes ces recommandations, la situation venait à se compliquer lors d’une AG, il est conseillé de la suspendre temporairement. De cette manière, tout le monde peut se détendre et réfléchir aux solutions proposées afin de choisir la plus adaptée.
Après une pause bien méritée, les esprits seront plus calmes et la conversation pourra reprendre dans de meilleures conditions.

Dans le cas où il y aurait des conflits, il est encore plus conseillé que d’ordinaire, de rédiger des notules avant le procès-verbal.
Dans l’idéal, celles-ci sont disponibles dès la fin de l’AG et les personnes impliquées dans le conflit les signent, si elles sont encore présentes, tout comme les membres du bureau.
Bien sûr, les notules ne reprennent pas les détails du désaccord mais plutôt l’ordre du jour et les solutions apportées et approuvées par la majorité plus une.  

De cette manière, le syndic s’évite des procédures inutiles qui viendraient contredire le procès-verbal.

Il existe donc des manières pour le syndic de tenter d’éviter les agressions. L’utilisation de techniques de communication est un bon commencement pour faciliter le dialogue. 

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