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Le syndic à l'heure du digital

04/05/2021

Avec la crise sanitaire traversée, tout le monde a dû s'adapter à un nouveau mode de vie. Que cela soit d'un point de vue personnelle ou professionnelle, chacun s'est adapté, plus ou moins facilement, à ce monde devenu plus virtuel. Les rendez-vous entre amis se font rares, voire impossibles par période. Les salles de réunions ont été remplacées par des conférences via Zoom ou Google Meet par exemple. Dans ce nouveau monde, comment la gestion du syndic s'est-elle organisée ? L'OP vous explique la situation.

La gestion au quotidien

Impossible de mettre la gestion d'un immeuble en copropriétés en pause durant la crise. Pour toute la partie administrative, et comme dans beaucoup de secteurs, le télétravail s'est rapidement imposé. Les travaux les plus urgents sont bien entendu assurés.

Les assemblées générales à l'heure du virtuel

Les assemblées générales (AG) sont par définition un lieu de rencontre entre les copropriétaires et l'organisme de syndic. Cependant, à l'heure où les réunions physiques sont interdites, il a fallu trouver des solutions. Aussi, selon les dernières directives du Gouvernement, et ce, jusqu'au 30 juin, les AG peuvent être reportées d'un an. Attention, ce report n'est pas systématique. C'est au syndic que revient cette décision. Cependant, deux éléments peuvent conduire le syndic à l'organiser malgré tout :

  1. si au moins 1/5 des copropriétaires exigent que l'assemblée se tienne -
  2. si une prise de décision est urgente

Pour cela, la loi du 20 décembre 2020 vient proposer une solution qui vise à se répandre de plus en plus : l'assemblée générale virtuelle.

Aussi, depuis cette loi, alors qu'avant seules les réunions étaient physiques étaient obligatoires, il est possible d'organiser une AG virtuelle. Il faut par contre que cela soit obligatoirement mentionné sur la convocation. Le syndic devra pour cela respecter un certain nombre de points afin que celle-ci se passe dans les meilleures conditions. Il devra notamment s'assurer que ce mode de fonctionnement ne pénalisera personne et que tous les copropriétaires pourront se rendre à cette AG virtuelle. Il lui incombera également la vérification de l'identité des personnes présentes et la preuve des votes émis. Sous réserve de prévenir les participants, il pourra enregistrer la réunion.


Afin de ne pas bloquer sur un trop long laps de temps les décisions les plus urgentes, ces mesures spéciales prévoient également de rendre les AG par écrit facilitées. Pour cela, les conditions des minimums d'unanimité sont assouplies. Aussi, afin qu'une décision par écrit soit votée, il faut tout d'abord qu'au minimum la moitié des membres de l'association participent au vote et qu'ils représentent la moitié des quote-parts dans les parties communes. Les bulletins de vote doivent être renvoyés au syndic par voie postale ou électronique dans un délai maximum de trois semaines. Ce délai peut être raccourci à une semaine si la prise de décision revêt un caractère d'urgence. Ces délais de réponse sont mentionnés sur la convocation.

Les mandats sont reportés

Si le mandat du syndic doit arriver à terme pendant cette période, il est automatiquement reporté.

Et le retour à la normale ?

Personne ne peut malheureusement prédire l'avenir. Il est certain que le retour à la normale se fera progressivement, et dans le respect des mesures sanitaires. Peut-être même que certaines AG seront hybrides. En tout état de cause, les salles qui devront accueillir les futures AG devront permettre la distanciation sociale, les copropriétaires devront venir seuls, avec un masque, avoir leur propre stylo pour signer, etc.

L'OP vous accompagne, même à distance 

Depuis 145 ans, l'OP est aux côtés des copropriétaires pour la gestion du syndic d'immeubles. Durant cette période, l'OP a su s'adapter aux changements imposés par l'évolution des technologies et du mode de vie. C'est donc tout naturellement qu'aujourd'hui l'OP est en mesure de s'adapter aux contraintes liées à cette crise sanitaire. Si vous souhaitez en savoir plus sur notre service, n'hésitez pas à nous contacter à travers de notre formulaire de renseignements.