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Les documents que doit vous fournir votre syndic

22/02/2021

Le syndic de copropriété assure la gestion quotidienne des parties communes de l'immeuble. Il est donc un véritable lien entre tous les propriétaires, mais aussi entre ces derniers et les intervenants au bon entretien des parties communes. La loi sur la copropriété stipule qu'un syndic doit donner accès à tous les documents ou données non confidentiels de la copropriété aux copropriétaires.

Dans cet article, découvrons ensemble les documents que votre syndic doit vous fournir.

Vous êtes propriétaire d'un logement en copropriété

La convocation à l'Assemblée Générale

C'est bel et bien le premier document que le syndic doit vous fournir. La convocation vous est envoyée par lettre recommandée au moins 15 jours avant la date de l'assemblée générale.

Sur ce courrier vont figurer : 

  • Le lieu, le jour et l'heure de l'AG
  • L'ordre du jour, déterminé par le syndic
  • Les modalités de consultation des documents relatifs aux points repris à l'ordre du jour

Les documents comptables

Le syndic se doit également de vous fournir la comptabilité complète de la copropriété. Cela peut être un décompte périodique (trimestriel) ou un décompte annuel.

  1. Explication des dépenses de l'ensemble de la copropriété (justificatifs).
  2. Bilan comptable à la date de clôture.
  3. Décompte de chaque copropriétaire.
  4. Détail de certains comptes, comme les mouvements du fonds de réserve durant la période considérée. L'explication donnera le solde de la période précédente, les mouvements comptables avec explication du débit ou du crédit et le solde de la période.
  5. Autres documents produits : bien qu'ils ne soient pas forcément nécessaires pour tous les copropriétaires, le syndic peut fournir les comptes de fournisseurs et les comptes de sinistres. Les débits et crédits des comptes bancaires peuvent également être délivrés par le syndic de copropriété.
  6. Si dans la copropriété il y a des comptes de chauffage et/ou eau froide et /ou eau chaude, le syndic transmet à chaque copropriétair la feuille de consommation privative, généralement établie par une société de relevé de compteirs (Caloribet, Istat, Energy control, etc.)
  7. Vous êtes également en droit de demander une copie de la police d'assurance.

Vous souhaitez acheter un logement en copropriété

Si vous souhaitez acheter un appartement, ou un bien dans une copropriété, le vendeur doit vous fournir certains éléments comme :

  • L'acte de base qui décrit l'ensemble immobilier, en précisant la composition des unités privatives ainsi que leur quote-part dans les parties communes.
  • Le règlement de copropriété, qui contient les droits et devoirs de chaque copropriétaire (règles par rapport aux travaux, interdication de certaines activées, etc.) ainsi que le mode de répartition des charges en ce qui concerne l'entretien et la réparation des parties communes (exemple : répartitions des charges d'ascenseur).
  • Le règlement d'ordre intérieur qui définit certaines modalités pratiques, à savoir tout ce qui est nécessaire et utile pour harmoniser les rapports entre copropriétaires. Comme par exemple de savoir si les animaux domestiques sont admis dans l'immeuble ? S'il est autorisé de mettre des décorations à Noël dans les parties communes.

Enfin, vous devez aussi être complètement informé sur vos futurs rapports avec les autres copropriétaires. Le syndic doit ainsi communiquer les informations et documents suivant sur simple demande (par le Notaire, le vendueur ou l'agence immobilière), dans les 15 jours de la demande :

  • Le montant du fonds de roulement et du fonds de réserve.
  • Le montant des arriérés éventuels dus par le cédant.
  • La situation des appels de fonds, destinés au fond de réserve et décidés par l'assemblée générale (AG) avant la date certaine du transfert de la propriété.
  • Le cas échéant, le relevé des procédures judicaires en cours relatives à la copropriété.
  • Les procès-verbaux des AG ordinaires et extraordinaires des trois dernières années, ainsi que les décomptes périodiques des charges des deux dernières années.
  • Une copie du dernier bilan approuvé par l'AG de l'association des copropriétaires.

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