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Assemblée générale et procès-verbal : tout comprendre des obligations légales

31/08/2020

En tant que propriétaire d’un appartement au sein d’un immeuble, vous serez invités, chaque année, à participer à l’assemblée générale (AG). Dans cet article, nous vous expliquons tout sur l’assemblée générale, sur son déroulement ainsi que sur le procès-verbal qui en découle. 

L’assemblée générale (AG)

L’assemblée générale (AG) comprend tous les copropriétaires de l’immeuble, à l’exclusion des locataires. Toutefois, les locataires peuvent formuler par écrit des observations relatives aux parties communes de l’immeuble. 

L’assemblée générale doit être organisée au moins une fois par an durant la période de 15 jours fixée par le règlement de copropriété. Cette assemblée a pour but de discuter et de prendre diverses décisions relatives à la copropriété.

Conformément à la loi, c’est le syndic qui est chargé de réunir l’assemblée générale au cours de la période fixée par le règlement de copropriété. Cependant, le syndic peut également convoquer une assemblée à chaque fois qu’une décision devra être prise dans l’intérêt de la copropriété.

Convocation à l’assemblée générale 

La convocation est adressée par le syndic via une lettre recommandée au plus tard quinze jours avant la date de l’assemblée générale. Toutefois, les destinataires peuvent recevoir la convocation par un autre moyen de communication comme le mail par exemple. 

Que comporte la convocation ? 

La convocation indique le lieu, le jour et l’heure auxquels aura lieu l’assemblée, mais aussi l’ordre du jour avec le relevé des points qui seront soumis à discussion ainsi que la possibilité de consulter les documents relatifs à ces points.

L’ordre du jour 

L’ordre du jour doit comporter les éléments suivants : 

  1. Les points qui seront soumis à l’assemblée générale.
  2. Le rapport d’évaluation des contrats de fournitures régulières qui sera soumis à l’assemblée
  3. Un point relatif à l’approbation des budgets prévisionnels pour les dépenses courantes et les frais extraordinaires prévisibles
  4. Les points soumis par un ou plusieurs copropriétaires pour qu’ils soient inscrits à l’ordre du jour de l’assemblée générale. Ces points doivent être soumis au syndic au moins trois semaines avant la période à laquelle l’assemblée générale doit avoir lieu. 

Déroulement d’une assemblée générale 

Au début de l’assemblée, plus de la moitié des copropriétaires doivent être présents ou représentés, pour autant qu’ils possèdent au moins la moitié des quotes-parts dans les parties communes (lien url). Autre possibilité, celle que plus de 75 % des quotes-parts des parties communes soient représentées. Par conséquent, ce sont donc les présences au début de l’assemblée qui détermineront le quorum[1].

Si aucun des deux quorums n’est atteint, une seconde assemblée se tiendra dans un délai de quinze jours et pourra délibérer quel que soit le nombre de copropriétaires présents ou les quotes-parts représentées.

Lors de chaque assemblée, un président est élu. Ce dernier doit obligatoirement être un copropriétaire. Le rôle du président est de diriger les débats, appeler au vote et veiller à ce que l’ordre du jour soit respecté, en interrompant éventuellement les discussions qui s’en écarteraient. Le président sera idéalement assisté de deux assesseurs, chargés de contrôler le déroulement de l’assemblée et comptabiliser les votes. De plus, le syndic exerce la fonction de secrétaire, sauf décision contraire de l’assemblée.

Vote lors d’une assemblée générale 

Afin qu’une décision soit adoptée, les copropriétaires doivent voter. En effet, chaque copropriétaire dispose d’un nombre de voix en lien avec sa quote-part des parties communes.

Selon les thématiques inscrites à l’ordre du jour et l’importance des décisions, les majorités seront différentes. En voici un aperçu : 

  • Majorité absolue (50% + 1 voix) : décisions courantes 
  • Majorité aux trois quarts (75%) : décisions plus structurelles telles que des travaux dans les parties communes ne pouvant être décidés par le syndic ou encore la création et composition d’un conseil de copropriété.
  • Majorité à 80% : reconstruction de l’immeuble ou remise en état d’une partie gravement endommagée. La modification des statuts relatifs aux caractères communs des parties ou encore la modification de la répartition des charges de copropriété requièrent la majorité à 80%.
  • Vote à l’unanimité : reconstruction un immeuble totalement détruit ou modification des quotes-parts de copropriété.

La prise de décision en dehors de l’assemblée générale est tout à fait autorisée, pour autant que la décision soit prise à l’unanimité et soit validée par écrit avant d’être consignée par le syndic dans le PV.

Le procès-verbal

Le procès-verbal est la retranscription écrite de l’assemblée générale. Ce document contient toutes les décisions prises lors de l’assemblée mais également les majorités obtenues et le nom des copropriétaires qui ont voté contre ou qui se sont abstenus. Ce dernier point est important car, en cas de contestation d’une décision, seuls ces propriétaires pourront se présenter devant le juge de paix. 

Rédigé par le syndic de l’immeuble, le procès-verbal doit être signé, en fin de séance, par le président de l’assemblée générale, le secrétaire et tous les copropriétaires encore présents à ce moment ou leurs mandataires.

Il convient de préciser qu’il s’agit du procès-verbal des décisions, le syndic n’est donc pas tenu d’y faire figurer le détail des discussions qui se sont tenues lors de l’assemblée générale.

Enfin, le syndic a pour mission de consigner les décisions dans le registre déposé au siège de l’association des copropriétaires (ACP) dans les 30 jours de l’assemblée générale. En outre, le syndic doit transmettre une copie des décisions prises dans ce délai de 30 jours à tous les copropriétaires. Si un copropriétaire n’a pas reçu une copie du procès-verbal, il devra s’adresser au syndic par écrit pour en réclamer une copie.


[1] Nombre minimum de membres présents pour qu'une assemblée puisse valablement délibérer.